Polityka prywatności

1. Wprowadzenie i kim jesteśmy

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Altuxo Sp. z o.o. („Altuxo", „my", „nas" lub „nasz"), spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowana w Polsce, w Unii Europejskiej, zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe w związku z Comfly — naszą chmurową platformą do zarządzania komunikacją z klientami (CCM).

Altuxo Sp. z o.o. jest administratorem danych w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z naszą witryną marketingową oraz prowadzeniem naszej działalności, zgodnie z opisem zawartym w niniejszej polityce.

Siedziba: Aleja Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, Polska

W sprawach dotyczących prywatności możesz skontaktować się z nami w dowolnym momencie:

• Prywatność i ochrona danych: comfly.privacy@altuxo.pl
• Pomoc ogólna: comfly.support@altuxo.pl

Zobowiązujemy się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty, zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (rozporządzenie (UE) 2016/679, „RODO") oraz obowiązującym polskim prawem ochrony danych. Comfly jest projektowane z myślą o zgodności z RODO i hostowane na terenie Unii Europejskiej.

2. Zakres niniejszej polityki

Niniejsza polityka ma zastosowanie do:

• naszej witryny marketingowej pod adresem https://comfly.io; oraz
• aplikacji Comfly pod adresem https://app.comfly.io („Usługa").

Opisuje ona sposób, w jaki postępujemy z danymi osobowymi odwiedzających witrynę, potencjalnych klientów, posiadaczy kont oraz upoważnionych użytkowników Usługi. W przypadku gdy nasi klienci przetwarzają za pośrednictwem Comfly dane osobowe swoich odbiorców końcowych, zastosowanie ma odrębna relacja administrator/podmiot przetwarzający (zob. sekcja 5).

3. Jakie dane osobowe zbieramy

W zależności od sposobu, w jaki wchodzisz z nami w interakcję, możemy zbierać:

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę organizacji, stanowisko, dane logowania oraz rolę użytkownika.
• Dane rozliczeniowe: dane kontaktowe do rozliczeń, informacje o firmie, identyfikatory podatkowe oraz zapisy transakcji. Dane kart i płatności obsługuje nasz dostawca usług płatniczych; nie przechowujemy pełnych numerów kart.
• Dane o użytkowaniu i dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, dane dziennika, sposób korzystania z funkcji, znaczniki czasu oraz informacje diagnostyczne.
• Pliki cookie i podobne technologie: zob. sekcja 6.
• Treści i dokumenty przetwarzane w Usłudze: dokumenty, szablony, zestawy danych, listy odbiorców oraz generowane komunikaty, które Ty lub Twoja organizacja przesyłacie do Comfly lub tworzycie w jego ramach („Treści Klienta"). Mogą one zawierać dane osobowe Twoich kontaktów.
• Komunikacja z działem wsparcia: informacje przekazywane przy kontakcie z pomocą techniczną, składaniu zgłoszenia lub korespondencji z nami.

4. Jak i dlaczego wykorzystujemy dane (podstawy prawne)

Przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach prawnych określonych w art. 6 RODO:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b): w celu tworzenia kont i zarządzania nimi, świadczenia Usługi, obsługi subskrypcji oraz udzielania wsparcia.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c): w celu spełnienia wymogów rachunkowych, podatkowych i innych wymogów ustawowych.
• Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f): w celu zabezpieczania i ulepszania Usługi, zapobiegania oszustwom i nadużyciom, analizowania zagregowanego użycia oraz komunikowania spraw związanych z Usługą. Interesy te równoważymy z Twoimi prawami.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a): w odniesieniu do nieniezbędnych plików cookie, niektórych funkcji analitycznych oraz opcjonalnej komunikacji marketingowej. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie.

5. Role administratora i podmiotu przetwarzającego

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Treściach Klienta, które nasi klienci przetwarzają za pośrednictwem Comfly, to klient jest administratorem danych, a Altuxo działa jako podmiot przetwarzający, przetwarzając takie dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta oraz w celu świadczenia Usługi.

Naszym klientom udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) spełniającą wymogi art. 28 RODO, która reguluje tę relację, w tym obowiązki w zakresie bezpieczeństwa, dalszego powierzania przetwarzania oraz pomocy w realizacji żądań osób, których dane dotyczą.

W odniesieniu do danych osobowych związanych z administrowaniem kontem, rozliczeniami, witryną oraz prowadzeniem naszej własnej działalności administratorem jest Altuxo.

6. Pliki cookie i analityka

Nasza witryna oraz Usługa wykorzystują pliki cookie i podobne technologie w celu umożliwienia podstawowych funkcji, zapamiętywania preferencji, utrzymywania sesji oraz analizy sposobu korzystania. Niektóre pliki cookie są ściśle niezbędne; inne służą celom analitycznym lub przechowywaniu preferencji i są ustawiane wyłącznie tam, gdzie jest to wymagane, za Twoją zgodą.

Tam, gdzie zgoda jest wymagana, wyświetlamy baner plików cookie, umożliwiający akceptację lub odrzucenie nieniezbędnych plików cookie. Plikami cookie możesz również zarządzać za pomocą ustawień przeglądarki. Analitykę stosujemy w sposób uwzględniający prywatność, aby mierzyć i poprawiać wydajność.

7. Udostępnianie danych i podmioty podprzetwarzające

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy je wyłącznie zaufanym dostawcom usług działającym w naszym imieniu i tylko w zakresie niezbędnym do funkcjonowania Usługi. Te kategorie podmiotów podprzetwarzających obejmują:

• dostawcę infrastruktury chmurowej (hosting, przechowywanie i przetwarzanie na terenie UE);
• dostawcę usług płatniczych (rozliczanie subskrypcji i obsługa płatności);
• dostawcę usług dostarczania wiadomości e-mail (e-maile transakcyjne i komunikacyjne);
• dostawcę asystenta AI (obsługującego funkcje wspomagane sztuczną inteligencją w ramach Usługi).

Każdy podmiot podprzetwarzający jest związany odpowiednimi zobowiązaniami umownymi, w tym warunkami dotyczącymi ochrony danych. Aktualna lista podmiotów podprzetwarzających jest dostępna dla klientów na żądanie.

Możemy również ujawnić dane osobowe, gdy wymaga tego prawo, w celu ochrony naszych praw lub w związku z transakcją korporacyjną, z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń.

8. Przekazywanie danych poza UE

Comfly jest hostowane na terenie Unii Europejskiej, a naszym celem jest utrzymywanie danych osobowych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku gdy przekazanie poza EOG jest konieczne (na przykład podmiot podprzetwarzający prowadzący działalność za granicą), stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz, w stosownych przypadkach, dodatkowe środki.

9. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do celów opisanych w niniejszej polityce:

• Konto i Treści Klienta: przez okres trwania subskrypcji oraz przez ograniczone okno eksportu po jej zakończeniu (zob. nasz Regulamin), po którym dane są usuwane lub anonimizowane.
• Zapisy rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i prawem podatkowym.
• Dzienniki techniczne: przez ograniczony okres na potrzeby bezpieczeństwa i rozwiązywania problemów.

Gdy dane nie są już potrzebne, w sposób bezpieczny je usuwamy lub anonimizujemy.

10. Środki bezpieczeństwa

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w tym szyfrowanie podczas przesyłania, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, zabezpieczenia sieciowe, rejestrowanie i monitorowanie, regularne kopie zapasowe oraz zasadę minimalnych uprawnień. Żaden system nie jest w pełni bezpieczny, jednak nieustannie pracujemy nad utrzymaniem wysokiego standardu ochrony.

11. Twoje prawa wynikające z RODO

Z zastrzeżeniem obowiązujących warunków, przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym");
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych (otrzymania danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z comfly.privacy@altuxo.pl. Jeśli Altuxo działa jako podmiot przetwarzający w odniesieniu do Treści Klienta, skieruj swoje żądanie do właściwego administratora (naszego klienta), a my udzielimy mu pomocy.

Przysługuje Ci również prawo do wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — lub do organu nadzorczego w kraju Twojego zamieszkania.

12. Dzieci

Usługa nie jest skierowana do dzieci poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy danych osobowych dzieci. Jeśli sądzisz, że dziecko przekazało nam dane osobowe, skontaktuj się z comfly.privacy@altuxo.pl, abyśmy mogli podjąć odpowiednie działania.

13. Zmiany niniejszej polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Opublikujemy zaktualizowaną wersję ze zmienioną datą „Last updated", a w przypadku istotnych zmian zapewnimy dodatkowe powiadomienie. Dalsze korzystanie z Usługi po aktualizacji oznacza akceptację zmienionej polityki.

14. Kontakt

W przypadku jakichkolwiek pytań lub żądań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub Twoich danych osobowych skontaktuj się z:

Altuxo Sp. z o.o.
E-mail: comfly.privacy@altuxo.pl
Aleja Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, Polska