Datenschutzerklärung

1. Einleitung & Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Altuxo Sp. z o.o. („Altuxo", „wir", „uns" oder „unser"), eine in Polen, Europäische Union, eingetragene Gesellschaft mit beschränkter Haftung, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Comfly — unserer cloudbasierten Plattform für Customer Communication Management (CCM) — erhebt, verwendet und schützt.

Die Altuxo Sp. z o.o. ist Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit unserer Marketing-Website und dem Betrieb unseres Geschäfts verarbeitet werden, wie in dieser Erklärung beschrieben.

Sitz: Aleja Jana Pawła II 27, 00-867 Warschau, Polen

In Datenschutzangelegenheiten können Sie uns jederzeit kontaktieren:

• Datenschutz und Datensicherheit: comfly.privacy@altuxo.pl
• Allgemeiner Support: comfly.support@altuxo.pl

Wir verpflichten uns, personenbezogene Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und in transparenter Weise gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, „DSGVO") sowie dem geltenden polnischen Datenschutzrecht zu verarbeiten. Comfly ist von Grund auf DSGVO-konform konzipiert und wird innerhalb der Europäischen Union gehostet.

2. Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Erklärung gilt für:

• unsere Marketing-Website unter https://comfly.io; sowie
• die Comfly-Anwendung unter https://app.comfly.io (der „Dienst").

Sie beschreibt, wie wir mit personenbezogenen Daten von Website-Besuchern, potenziellen Kunden, Kontoinhabern und autorisierten Nutzern des Dienstes umgehen. Sofern unsere Kunden personenbezogene Daten ihrer eigenen Endempfänger über Comfly verarbeiten, gilt ein gesondertes Verhältnis zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 5).

3. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Je nachdem, wie Sie mit uns interagieren, können wir Folgendes erheben:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Name der Organisation, Position, Anmeldedaten und Nutzerrolle.
• Abrechnungsdaten: Rechnungskontaktdaten, Unternehmensinformationen, Steueridentifikationsmerkmale und Transaktionsaufzeichnungen. Karten- und Zahlungsdaten werden von unserem Zahlungsdienstleister verarbeitet; vollständige Kartennummern speichern wir nicht.
• Nutzungs- und technische Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, Protokolldaten, Funktionsnutzung, Zeitstempel und Diagnoseinformationen.
• Cookies und ähnliche Technologien: siehe Abschnitt 6.
• Im Dienst verarbeitete Inhalte und Dokumente: Dokumente, Vorlagen, Datensätze, Empfängerlisten und erzeugte Kommunikation, die Sie oder Ihre Organisation in Comfly hochladen oder darin erstellen („Kundeninhalte"). Diese können personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kontakte enthalten.
• Support-Kommunikation: Informationen, die Sie bei der Kontaktaufnahme mit dem Support, der Einreichung einer Anfrage oder im Schriftverkehr mit uns bereitstellen.

4. Wie und warum wir Daten verwenden (Rechtsgrundlagen)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 DSGVO:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): zur Einrichtung und Verwaltung von Konten, Bereitstellung des Dienstes, Abwicklung von Abonnements und Erbringung von Support.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): zur Erfüllung buchhalterischer, steuerlicher und sonstiger gesetzlicher Anforderungen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): zur Absicherung und Verbesserung des Dienstes, zur Verhinderung von Betrug und Missbrauch, zur Analyse aggregierter Nutzung und zur Kommunikation in dienstbezogenen Angelegenheiten. Wir wägen diese Interessen gegen Ihre Rechte ab.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): für nicht notwendige Cookies, bestimmte Analysefunktionen und optionale Marketingkommunikation. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

5. Rollen als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für personenbezogene Daten, die in Kundeninhalten enthalten sind und die unsere Kunden über Comfly verarbeiten, ist der Kunde der Verantwortliche und Altuxo handelt als Auftragsverarbeiter, der solche Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden und zur Erbringung des Dienstes verarbeitet.

Unseren Kunden steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung, der die Anforderungen des Artikels 28 DSGVO erfüllt und dieses Verhältnis regelt, einschließlich Sicherheitspflichten, Hinzuziehung weiterer Auftragsverarbeiter sowie Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Kontoverwaltung, der Abrechnung, der Website und unserem eigenen Geschäftsbetrieb ist Altuxo der Verantwortliche.

6. Cookies & Analyse

Unsere Website und der Dienst verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Kernfunktionen zu ermöglichen, Einstellungen zu speichern, Sitzungen aufrechtzuerhalten und die Nutzung zu verstehen. Einige Cookies sind unbedingt erforderlich; andere dienen Analyse- oder Einstellungszwecken und werden nur dort gesetzt, wo dies erforderlich ist, mit Ihrer Einwilligung.

Sofern eine Einwilligung erforderlich ist, zeigen wir ein Cookie-Banner an, über das Sie nicht notwendige Cookies annehmen oder ablehnen können. Sie können Cookies außerdem über Ihre Browsereinstellungen verwalten. Wir setzen Analyse in datenschutzbewusster Weise ein, um die Leistung zu messen und zu verbessern.

7. Datenweitergabe & Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben personenbezogene Daten nur an vertrauenswürdige Dienstleister weiter, die in unserem Auftrag handeln, und nur soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Zu diesen Kategorien von Unterauftragsverarbeitern gehören:

• Anbieter von Cloud-Infrastruktur (Hosting, Speicherung und Verarbeitung innerhalb der EU);
• Zahlungsdienstleister (Abonnementabrechnung und Zahlungsabwicklung);
• Anbieter für E-Mail-Zustellung (Transaktions- und Kommunikations-E-Mails);
• Anbieter des KI-Assistenten (Bereitstellung KI-gestützter Funktionen innerhalb des Dienstes).

Jeder Unterauftragsverarbeiter ist an angemessene vertragliche Pflichten gebunden, einschließlich datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird Kunden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Wir können personenbezogene Daten auch offenlegen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, zum Schutz unserer Rechte oder im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion, jeweils unter angemessenen Schutzmaßnahmen.

8. Internationale Datenübermittlungen

Comfly wird innerhalb der Europäischen Union gehostet, und wir sind bestrebt, personenbezogene Daten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu halten. Sofern eine Übermittlung außerhalb des EWR erforderlich ist (zum Beispiel ein Unterauftragsverarbeiter mit Tätigkeiten im Ausland), setzen wir angemessene Schutzmaßnahmen ein, etwa die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC) sowie gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Konto und Kundeninhalte: für die Dauer des Abonnements sowie für ein begrenztes Exportfenster nach dessen Beendigung (siehe unsere Nutzungsbedingungen), nach dem die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
• Abrechnungsunterlagen: für den nach Buchhaltungs- und Steuerrecht vorgeschriebenen Zeitraum.
• Technische Protokolle: für einen begrenzten Zeitraum zu Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecken.

Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, löschen oder anonymisieren wir sie auf sichere Weise.

10. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Netzwerkschutz, Protokollierung und Überwachung, regelmäßige Backups sowie das Prinzip der geringsten Rechte. Kein System ist vollkommen sicher, doch wir arbeiten kontinuierlich daran, ein hohes Schutzniveau aufrechtzuerhalten.

11. Ihre Rechte nach der DSGVO

Vorbehaltlich der geltenden Voraussetzungen haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden");
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit (Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format);
• Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung;
• Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich an comfly.privacy@altuxo.pl. Sofern Altuxo als Auftragsverarbeiter für Kundeninhalte handelt, richten Sie Ihre Anfrage bitte an den jeweiligen Verantwortlichen (unseren Kunden); wir werden ihn dabei unterstützen.

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der polnischen Aufsichtsbehörde, dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes einzureichen.

12. Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Wenn Sie der Ansicht sind, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie bitte comfly.privacy@altuxo.pl, damit wir geeignete Maßnahmen ergreifen können.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir veröffentlichen die aktualisierte Fassung mit einem überarbeiteten „Last updated"-Datum und weisen bei wesentlichen Änderungen zusätzlich darauf hin. Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach einer Aktualisierung gilt als Annahme der überarbeiteten Erklärung.

14. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten wenden Sie sich an:

Altuxo Sp. z o.o.
E-Mail: comfly.privacy@altuxo.pl
Aleja Jana Pawła II 27, 00-867 Warschau, Polen